Begrüßung als Gesprächsphase – Funktion und Ziele

Bei einer persönlichen Begegnung nehmen wir zuerst über Blicke Kontakt mit unserem Gegenüber auf. Bei einem Telefonat gibt es diese Möglichkeit nicht. Damit unser Gesprächspartner trotzdem einen ersten Eindruck gewinnt, startet jedes Telefonat mit einer Vorstellung und Begrüßung der eigenen Person. Erst danach wird das eigentliche Anliegen des Anrufs thematisiert.

Die Begrüßung als atmosphärischer Einstieg

Die Begrüßung ist die Basis für ein gutes Gespräch. Menschen fassen nur Vertrauen zu Dingen, die sie kennen und benennen können. Das gilt sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld.

Durch ein paar einfache Regeln fällt es Ihnen leicht, auch am Telefon eine Beziehungsebene aufzubauen. Begrüßende Worte kann kurz sein. Nennen Sie Ihren Namen und stellen Sie sich persönlich vor. Damit sind Sie nicht länger anonym, sondern schenken Ihrem Gesprächspartner Vertrauen. Gleichzeitig öffnet eine gelungene Begrüßung die Tür, tiefergehend über Ihr Produkt zu sprechen.

Beziehungsbande knüpfen geht bei einer guten Begrüßung los

Generieren Sie Sympathie und vermitteln Sie eine positive Energie und Gesprächsgrundhaltung durch eine angenehme und dynamische Stimme. Treten Sie souverän und sicher auf. Für den positiven Beziehungsaufbau ist diese Ausstrahlung wichtiger als das gesprochene Wort. Sie sind freundlich und offen, aber auch verbindlich und souverän. Sprechen Sie verständlich und nicht zu schnell, um Rückfragen zu vermeiden. Nehmen Sie sich Zeit für eine respektvolle Aussprache Ihres eigenen Namens und den Ihres Unternehmens.

Unser Tipp:

Wechseln Sie nach einer gelungenen Vorstellung direkt in den Einstieg. So bleibt Ihrem Gegenüber keine Zeit für kritische Nachfragen und das Ziel der folgenden Gesprächsphase wird schneller erreicht.

Die wichtigen Informationen in einer gelungenen Begrüßung

Zu Beginn eines Gesprächs stellen Sie Ihre eigene Person und das Unternehmen vollständig und seriös vor. Dabei ist wichtig, dass Ihre Vorstellung aufgenommen und verstanden wird. Mithilfe dieser ersten persönlichen Informationen fühlt sich Ihr Gegenüber abgeholt und wertgeschätzt. Lassen Sie keine wichtigen Informationen weg. Ihr Gesprächspartner fragt sonst später genauer nach und fordert unter Umständen mehr Informationen ein, als Sie liefern wollen. Das erschwert den Gesprächseinstieg und ist eine Belastung für beide Seiten.

Unser Tipp: 

Bei einer vollständigen Vorstellungen dürfen bei Ihrem Gesprächspartner keine Fragen aufkommen. Mit einer kleinen Checkliste oder einem vorgeschriebenen Begrüßungssatz vergessen Sie garantiert nichts.

Bei einem geschäftlichen Telefonat folgt die Vorstellung einem besonderen Muster. Die drei wichtigsten Bestandteile einer Begrüßung sind:

  1. Vor- und Nachname
  2. Name des Unternehmens
  3. Eigene Funktion innerhalb des Unternehmens
Beispiele:
  • Guten Tag Herr Maschke, Erik Felsen von Glasoda AG.
  • Hallo Herr Maschke, mein Name ist Erik Felsen von Glasoda AG.
  • Guten Tag Herr Maschke, hier ist Erik Felsen, stellvertretender Vertriebsleiter von Glasoda AG.
  • Guten Tag Herr Maschke, mein Name ist Felsen, Erik Felsen von Glasoda AG.

Benennen Sie das Unternehmen immer an letzter Stelle, so bleibt es in Erinnerung.

Bereits zu Beginn den richtigen Ansprechpartner finden

Eine erfolgreiche Begrüßung vermittelt Ihrem Gesprächspartner nicht nur einen sympathischen ersten Eindruck. Sie stellen an diesem Punkt des Gesprächs auch direkt fest, ob Sie mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden sind.

Tragen Sie Ihr eigentliches Anliegen allein dem Entscheider vor. So telefonieren Sie produktiv und zeiteffizient. Ein vorgeschalteter Mitarbeitern kann Ihr Anliegen nicht mit der notwendigen Überzeugung und Durchsetzungskraft weitergeben. Für die Praxis heißt das: Prüfen Sie bei jedem Gesprächsbeginn, ob Ihr Gesprächspartner die notwendige Entscheidungsgewalt hat. Nur dann ist er der richtige Ansprechpartner. Ist nicht bekannt, wer die Entscheidung treffen kann, erkundigen Sie sich weiter. Bitten Sie um die Nennung der Durchwahl.

Es gibt zwei Möglichkeiten, zu schwer erreichbaren Entscheidern durchzudringen:

1. Machen Sie den vorgeschalteten Gesprächspartner zu Ihrem Komplizen! Glänzen Sie mit Charme. Überzeugen Sie Ihr Gegenüber, dass Sie seine Hilfe benötigen und der Zeitaufwand für das Gespräch sehr gering ist.

Beispiel:

„Können Sie mir helfen – ich muss wissen, wann ich Ihren Chef mal kurz sprechen kann. Es geht um ein 5-Minuten-Telefonat, in dem Ihr Chef feststellen kann, ob das Thema für ihn interessant ist. Passt es Ihm da grundsätzlich vormittags oder nachmittags besser?“

2. Treten Sie dominant auf. Fordern Sie ein, zum Entscheider durchgestellt zu werden. Wirken Sie überlegen und routiniert darin, mit wichtigen Persönlichkeiten zu sprechen. Sie teilen Ihre Informationen aus Selbstverständlichkeit lediglich dem Entscheider mit. Ihr Gesprächspartner muss zweifelsfrei erkennen, dass Sie den selben Status wie sein Vorgesetzter haben.

Beispiel:

„Es geht um die (…) von Herrn Pätz, speziell um seine (…). Ist er denn heute schon im Haus? Dann geben Sie Ihn mir bitte. Danke Ihnen!“

Zusammenfassung

Die Begrüßung ist als Einleitung des Gesprächs zu verstehen. In der Begrüßung identifiziert man sich selbst und das Unternehmen. Das sichert die emotionale Bereitschaft unseres Gesprächspartners, weiter zuzuhören. Erst nach einer vollständigen Begrüßung wird das eigentliche Thema des Anrufs besprochen.

Dieser erste Einstieg ist die Brücke für das weitere Gespräch. Reicht Ihre Vorstellung und die des Unternehmens nicht aus, kann der Ihr Gegenüber Sie nicht eindeutig zuordnen. Die Skepsis erhöht sich, gegebenenfalls wird das Gespräch bereits hier beendet. Halten Sie sich deshalb an das gezeigte Muster. Die ersten Sätze nach der Begrüßung entscheiden über die Bereitschaft des Gesprächspartners, länger zuzuhören.

Sie fragen sich, wie Sie nach einer positiven Begrüßung weiter im Gespräch glänzen können? Gehen Sie mit uns die nächsten Schritte durch, um Ihr Potential ganz auszuschöpfen: